Folha de pagamento descomplicada

Quando o assunto é o funcionamento de uma empresa, a gestão financeira é um dos aspectos fundamentais. E dentro dessa gestão, a folha de pagamento desempenha um papel crucial. Mas, você já parou para pensar no que ela consiste ou em como ela se difere do holerite, por exemplo? Este artigo foi feito especialmente para explorar esses conceitos de forma clara e simples, para que você compreenda a importância desse processo tão essencial nas organizações.

Você sabe o que é a folha de pagamento? E holerite? A gente explica!

A folha de pagamento representa um registro detalhado das atividades e informações relacionadas ao trabalho de cada colaborador. Ela desempenha uma função essencial e acaba sendo responsável por indicar precisamente os valores de remuneração, os impostos, descontos e bonificações do corpo de funcionários de uma empresa, além de ainda desempenhar funções operacionais, contábeis e fiscais. Aliás, segundo o artigo 225 do decreto de lei 3.048/99, toda empresa tem a obrigação mensal de elaborar a folha de pagamento para os seus empregados.

Sua elaboração, junto do fornecimento do recibo de pagamento, conhecido como holerite, são tarefas obrigatórias para qualquer empresa. Ambas as atividades requerem conhecimentos específicos no campo de Recursos Humanos e, por esse motivo, é comum as empresas contarem com o auxílio de um serviço de contabilidade para garantir o cálculo preciso dos valores, mantendo-se em conformidade com as regulamentações legais.

Contudo, a gestão dos documentos e das transações financeiras que ocorrem entre empresa, funcionários e o governo é de responsabilidade da própria empresa. A contabilidade, por sua vez, também desempenha um papel fundamental na transformação dessa relação de trabalho em dados contábeis, utilizando-se de códigos, porcentagens e cálculos complexos, os quais são posteriormente refletidos na mesma folha de pagamento.

Por outro lado, o holerite é um documento individual e específico de cada funcionário, que é gerado a partir da folha de pagamento. Ele é uma espécie de contracheque, fornecido mensalmente aos colaboradores, e contém informações detalhadas sobre os valores pagos e descontados em sua remuneração. O holerite é uma forma de comprovação dos valores recebidos e dos descontos efetuados, servindo como um registro oficial das transações financeiras entre a empresa e o funcionário.

Enquanto a folha de pagamento é um documento mais abrangente, que engloba todas as informações sobre os salários e benefícios dos funcionários da empresa em determinado período, o holerite é um documento individual, personalizado e mais detalhado, que apresenta de forma clara e específica os valores pagos ao funcionário e os respectivos descontos. Lembrando que ambos os documentos são fundamentais para a gestão financeira e para o cumprimento das obrigações legais trabalhistas.

Itens que devem necessariamente constar na folha de pagamento

• Adicional noturno

• Adicionais de insalubridade e periculosidade

• Comissão e bonificações

• Contribuição com o FGTS

• Contribuição sindical

• Faltas e atrasos registrados no controle de ponto

• Horas extras

• Imposto de renda

• Salário do colaborador (valor fixo, determinado em contrato)

• Salário família

• Vale-refeição

• Vale-transporte

Como elaborar a folha de pagamento?

Assim como cada empresa possui suas particularidades para a gestão financeira, a elaboração da folha de pagamento segue o mesmo princípio. Não há uma fórmula mágica ou modelo oficial. Por isso, ela pode ser adaptada de acordo com critérios que se adequem melhor à sua empresa, desde que estejam em conformidade com as leis aplicáveis. Não se esqueça ainda que, para elaborá-la, é preciso levar em consideração algumas informações-chave:

• O salário contratual do colaborador

• Registro de frequência: faltas, atrasos e afastamentos

• Deduções de encargos sociais

• Método e data de pagamento dos valores devidos

Ela é dividida em duas partes: proventos e deduções. Os proventos compreendem os salários, remunerações variáveis, horas extras e adicionais, como adicional noturno, insalubridade e periculosidade – lembrando que é imprescindível se atentar aos adicionais: se a atividade expõe o colaborador a riscos à saúde, ele pode receber um acréscimo de 10%, 20% ou 40%, dependendo do grau de insalubridade. Além disso, se o trabalho for realizado em um ambiente de alta periculosidade, o funcionário pode receber um adicional de 30% sobre o salário. Enquanto isso, as deduções englobam INSS, benefícios, faltas, contribuição sindical e outros descontos acordados entre a empresa e o colaborador.

Para ter um domínio mais abrangente sobre o assunto e compreender todos os gastos da empresa relacionados a um colaborador além do salário, vamos nos aprofundar nos principais descontos e pagamentos que são aplicados na folha de pagamento:

• INSS: O desconto do Instituto Nacional de Seguro Social incide sobre o valor total da remuneração, incluindo salário, horas extras, 13º salário e adicionais. É obrigatório e tem como finalidade garantir benefícios previdenciários. A porcentagem descontada pode ser consultada na tabela da Previdência Social.

• FGTS: A empresa é obrigada a depositar o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço até o dia 07 de cada mês. O valor corresponde a 8% da remuneração e serve para amparar o trabalhador em caso de demissão, doenças ou investimentos em moradia. Importante lembrar que esse valor é uma despesa obrigatória para a empresa e não deve ser descontado do funcionário.

• 13º salário: O 13º salário corresponde a um pagamento adicional, como o próprio nome sugere. É costumeiramente pago em duas parcelas, sendo a primeira entre os meses de fevereiro e novembro, e a segunda até o dia 20 de dezembro.

• IRRF: O Imposto de Renda Retido na Fonte é o desconto destinado ao governo. Dependendo do salário, o imposto de renda é deduzido diretamente na folha de pagamento e deve ser declarado pelo trabalhador no início de cada ano. A porcentagem descontada pode ser consultada na tabela da Receita Federal.

• Sindicato: Existem diversos descontos sindicais a serem considerados, alguns obrigatórios e outros não (como os descontos patronais, assistenciais, confederativos, entre outros). É recomendado consultar o contador e verificar quais descontos sindicais são aplicáveis à sua categoria profissional.

• Faltas e atrasos: A regra é simples: qualquer falta injustificada, ou seja, aquelas sem atestados ou comprovantes válidos, pode ser legalmente descontada do salário do trabalhador.

• Vale-transporte: A empresa deve fornecer vale-transporte independentemente da distância percorrida pelo funcionário entre sua residência e local de trabalho, desde que utilize transporte público. O desconto na folha de pagamento corresponde a 6% do salário, mas a empresa pode optar por não efetuá-lo (consulte seu contador para determinar a melhor opção). É importante que o funcionário informe o meio de transporte utilizado para a concessão desse benefício e autorize o desconto em folha de pagamento.

Além desses, podem existir outros gastos, como vale-refeição, vale-alimentação, plano de saúde, odontológico, entre outros. Todos esses benefícios podem ou não ser descontados na folha, portanto, é fundamental revisar todos os detalhes com o contador.

Em resumo, compreender os conceitos fundamentais da folha de pagamento é essencial para uma gestão financeira eficiente nas empresas. Garantir a precisão no cálculo de todos os valores é crucial para estar em conformidade com as regulamentações legais.